開會，開會，開會!說起開會，也許不少人會煩。據(jù)統(tǒng)計(jì)，全世界每天至少有6000萬個(gè)事務(wù)性會議，而我國以每日1000萬個(gè)會議名列榜首。
而隨著大量IT建設(shè)在全國企業(yè)如火如荼地展開，作為企業(yè)CIO，每周可能有約30%以上的工作時(shí)間要在開會?？梢哉f，怎樣開一個(gè)高效會議，開好一個(gè)IT項(xiàng)目會議，是CIO們的必修課。
然而，枯燥、沉悶、拖沓、低效，不少時(shí)候IT會議就象一個(gè)食之無味棄之可惜的雞肋。
每個(gè)CIO人工作之中，應(yīng)該說或多或少是遇到以下的種種現(xiàn)象：
一個(gè)IT項(xiàng)目會議開了半天，離題萬里，竟不知道會議所云;會議與你相關(guān)的內(nèi)容不到10分鐘，你卻不得不等上2小時(shí)，會議結(jié)束后才能離開;開會時(shí)間已過點(diǎn)，應(yīng)會人員卻拖拖拉拉、來者無幾，CIO不得不打電話挨個(gè)找人;參會人員已到齊，卻因?yàn)橐粋€(gè)重要參會者不在，要等上半小時(shí)甚至更長時(shí)間;會上領(lǐng)導(dǎo)講得滔滔不絕，眼看就過了下班的時(shí)間，但他還意猶未盡;原定1小時(shí)的研發(fā)會，結(jié)果吵吵鬧鬧3小時(shí)也沒結(jié)束，甚至不歡而散;幾個(gè)小時(shí)的產(chǎn)品規(guī)劃會結(jié)束了，會后什么也沒留下;一次軟件產(chǎn)品推廣會一開就是好幾個(gè)小時(shí)，卻沒有任何結(jié)果，合作伙伴很失望。
凡此種種，不一而足。
IT會議成本亦驚人
一些人會說，開會不就是幾張嘴幾支筆再帶幾對耳朵，有什么成本可計(jì)?但可別小看開會的費(fèi)用成本，頻繁、無效率的IT會議，可能帶來主管層的隨意決策，讓IT員工疲于應(yīng)付，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成公司工作效率低下、競爭力日益下降。
首先了解會議成本構(gòu)成。會議成本通常是由三部份組成的，即會議工時(shí)成本、會議直接成本和效益損失成本。然后我們來算算會議的成本究竟是多少?
假設(shè)一家中型IT企業(yè)要組織一個(gè)10個(gè)人參加的項(xiàng)目會議，會議時(shí)長2小時(shí)，會議要用到投影設(shè)備，人均工時(shí)成本為30元/小時(shí)，薪資附加值系數(shù)為1.5，會議室的使用成本為120元每小時(shí)，投影的使用成本為100元每小時(shí)。
按照國際通行的會議成本計(jì)算公式，我們來算一算這個(gè)會議的實(shí)際成本是多少。會議工時(shí)成本=參會人員平均小時(shí)工資×薪資附加值系數(shù)×會議小時(shí)數(shù)×(參會人數(shù)+2)×(1+1.5)來計(jì)算：
會議工時(shí)成本=30×1.5×2×(10+2) ×(1+1.5) =2700元
會議直接成本=(150+100) ×2 =500元，即租賃費(fèi)、設(shè)備使用費(fèi)等。
二者合計(jì)：3200元。開一個(gè)由10個(gè)人參的2小時(shí)的IT會議，成本竟然也要3千多元。如果一個(gè)企業(yè)經(jīng)常是大會小會的，文山會海，那浪費(fèi)是相當(dāng)驚人!
其實(shí)這些只是直接看得到的成本，不包括會議間接無形的效益損失成本!間接損失成本指的是，由于會議原因與會者不得不離開自己的工作崗位，從而造成公司管理效率的下降、訂單流失、意外事件的發(fā)生。
10大因素致使IT會議效率不高
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，至少有40%以上的IT會議是沒有效能的。綜合各種因素，IT會議效率不高通常由以下10大原因造成:
1、會議時(shí)間安排不當(dāng)，每個(gè)人或精神困乏或饑腸轆轆，或會議頻繁，IT員工不勝其煩。
2、會議地點(diǎn)設(shè)置不當(dāng)，或環(huán)境不好，致使會議時(shí)常被干擾。
3、開會對象的選擇有誤，通知來的是一些可有可無的參與者，而一些“必須到會”者卻因?yàn)槭聞?wù)在身不能來。
4、作為主持人的CIO或企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏影響力，不知如何表意，又不知如何引退，被與會者牽著鼻子跑，跑離了會議主題。
5、會議的準(zhǔn)備工作不好，致使IT會議匆促而無成效。
6、一把手不重視會議，不抓實(shí)效，使與會者敷衍應(yīng)付了事，致使會議多流于形式。
7、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使IT會議毫無意義。
8、IT會議缺少責(zé)任績效制約，沒有良好會議制度。
9、CIO者缺少會議成本觀念，沒有考慮會議時(shí)間的無形損失。
10、開會仍停留在口+筆的傳統(tǒng)模式，沒有利用好現(xiàn)代技術(shù)，致使開會成本居高不下。
如何開一個(gè)高效IT會議
人生活在一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會議的世界，但是，我們又不得不承認(rèn)，有些會議對推動企業(yè)不斷推進(jìn)的確非常關(guān)鍵。那么CIO如何才能開一個(gè)高效的會議，尤其是悠關(guān)企業(yè)未來競爭力的大型IT建設(shè)項(xiàng)目(如ERP、SCM等)，如何能在會議中切實(shí)有效解決問題，以為提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)士氣、提高項(xiàng)目科學(xué)決策、解決項(xiàng)目沖突和順利實(shí)施項(xiàng)目奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)?
明確會議目標(biāo)
會議本身就是以目標(biāo)為導(dǎo)向的。有一個(gè)明確、對口的目標(biāo)才能體現(xiàn)召開會議的意義。比如召開一個(gè)IT項(xiàng)目會議的目標(biāo)就是要溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展、制定項(xiàng)目計(jì)劃、形成項(xiàng)目決策、解決項(xiàng)目沖突、進(jìn)行項(xiàng)目跟蹤等，當(dāng)然也包括計(jì)劃、考核項(xiàng)目完成時(shí)間、成本與投入效益比等，讓與會者都有目標(biāo)、指標(biāo)，才有可能認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
合理安排會議時(shí)間
上午9-10點(diǎn)之間，IT員工開始進(jìn)入工作狀態(tài)，思想活躍情緒飽滿，這個(gè)時(shí)間段最適合開重要的會議，同樣也是舉行研發(fā)會、商務(wù)洽談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-11:30點(diǎn)或下午2-4點(diǎn)之間，較為適合調(diào)動員工集思廣益，大家能充分開動頭腦風(fēng)暴。其他時(shí)間可處理較為不重要的會議。
制定會議計(jì)劃，使會議標(biāo)準(zhǔn)化
IT會議計(jì)劃主要包括確立適合的參加人、會議的記錄、議程、時(shí)間、會場、開會的方式等。如會議討論是分小組進(jìn)行還是個(gè)人發(fā)言，決策是領(lǐng)導(dǎo)人拍板、還是團(tuán)隊(duì)表決。在會議之前應(yīng)建立清楚的會議議程，將所要解決的問題、程序、時(shí)間、地點(diǎn)以文字形式分發(fā)給與會者，好讓他們對會議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)等各種情況有一個(gè)詳細(xì)的了解，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料、有針對性地發(fā)言。
國內(nèi)IT標(biāo)桿企業(yè)聯(lián)想到美國微軟觀摩，發(fā)現(xiàn)微軟件每次開會都是高效率的標(biāo)準(zhǔn)化操作模式，包括會議的目標(biāo)/議程/參與者/主持/決議/執(zhí)行等都是標(biāo)準(zhǔn)化，連兩個(gè)不同的會前后隔幾天開都是標(biāo)準(zhǔn)化的。這對聯(lián)想震動很大，回去后也對會議進(jìn)行梳理、分類，進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理。
制定會議議程細(xì)分表
一個(gè)大型IT項(xiàng)目會議(新產(chǎn)品發(fā)布會)議程、事項(xiàng)很多，為不使會議忙而出錯(cuò)丟三落四，制訂會議日程表很重要。開會當(dāng)中，作為主持人CIO可以不時(shí)抽出一些時(shí)間來檢查議程明細(xì)表上的每一項(xiàng)，看看完成情況，努力在計(jì)劃規(guī)定的時(shí)間內(nèi)把會議討論全部落實(shí)、推向高潮，并及時(shí)結(jié)束會議。利用議程明細(xì)表還可對突發(fā)事件進(jìn)行調(diào)整，以保證會議順利進(jìn)行。
巧妙控制會議過程
為使IT會議至始至終保持良好運(yùn)行狀態(tài)，會議必須進(jìn)行有效過程控制。會議開始時(shí)應(yīng)由CIO或相關(guān)主持人說明會議的目的和期望，明確誰做會議記錄和誰協(xié)助控制時(shí)間，并說明會議的規(guī)范，如關(guān)閉手機(jī)、做好筆錄、網(wǎng)絡(luò)連接、鼓勵(lì)提問、不準(zhǔn)中途離開等，以避免影響會議的正常進(jìn)行。會議主持人的首要任務(wù)是要緊扣會議議題，防止跑題和偏題，設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束，并要對每個(gè)IT議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議題。日本松下公司就開會時(shí)間就以“分”為計(jì)算單位，清楚劃分，嚴(yán)格控制。
善于對付 “會議麻煩制造者”
一個(gè)IT會議，特別是事關(guān)大型信息化建設(shè)項(xiàng)目如ERP、SCM或大型研發(fā)項(xiàng)目的會議，CIO最怕就是不配合的人，使會議難以順利達(dá)到計(jì)劃目標(biāo)，我們把這些人稱之為 “會議麻煩制造者”。美國IBM公司把可能的“會議麻煩制造者”歸為六大類，并制定了對付這六大類人的方法。
遲到者——對有各種借口常遲到的IT員工或關(guān)聯(lián)部門的員工，采取重點(diǎn)盯人術(shù)，在會前特別招呼，屢教不改者會后就作相應(yīng)處罰;對偶爾遲到者，會后多加補(bǔ)課，分發(fā)會議紀(jì)錄;對重點(diǎn)人物的遲到者，就在會上簡要快速回顧剛才會議主要情況，會后分發(fā)會議紀(jì)錄。對一般人物遲到，仍按時(shí)開會;對重點(diǎn)人物(如企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo))遲到，就適當(dāng)延時(shí)開會，但一般不超過20分鐘，盡量不要耽誤會議。
1、攪局者——攪局者往往對某個(gè)主題或計(jì)劃持有嚴(yán)重偏見，提不出正面建設(shè)的意見，為反對而反對。因此CIO可在征求多數(shù)人意見之下，采取限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段、限制主題和要求提出正反兩面意見來干預(yù)隨意“炮火亂開”的攪局者。
2、心不在焉者——一些IT員工或關(guān)聯(lián)部門的員工會上愛做小動作，容易分心，有時(shí)還會嚴(yán)重干擾會議情緒。對付此種人，主持人就用眼睛不時(shí)關(guān)注他提醒他，或者穿插提問，吸引其注意，甚至可以讓這種人作會議紀(jì)錄，寫會議感想提建議，讓他無法分心。
3、窮嘴多舌者——這種人愛辯得臉紅脖子粗，講得滔滔不絕，浪費(fèi)大家時(shí)間;或是一有想法，就突然冒出話，搶斷話題，破壞會議秩序。對此，CIO就設(shè)限制時(shí)間量、設(shè)制時(shí)間段巧妙控制這些人隨意發(fā)言，或在會尾給這些人多留發(fā)言時(shí)間，以免跑離主題。
4、干私活者——這些員工沒把會放在心上，在會上借機(jī)忙碌其他事。CIO應(yīng)在會前作出禁止會上處理其他事情的聲明，尤其是對愛干私活者更要挑明，指出行為的不正當(dāng)性。應(yīng)付干私活者，非重要會議也可設(shè)在上班前后開，或隔絕會議內(nèi)外環(huán)境營造嚴(yán)肅氣氛，也是好方法。
5、爭寵者——這種人往往對領(lǐng)導(dǎo)或CIO提出的某個(gè)主題或項(xiàng)目計(jì)劃一味迎合、贊賞，毫無主見地支持，對會議提不出任何建設(shè)性的反對意見。主持人可婉言提醒，要求提出正反兩面意見，以防會議被一片贊美聲所淹沒。
做好會議記錄
每一項(xiàng)IT會議一定要有一個(gè)準(zhǔn)確完整的會議記錄，會議的各項(xiàng)決議一定要有執(zhí)行人員、所負(fù)職責(zé)及完成期限，一定要在決議記錄中明確說明，避免會后互相推諉，影響決議的完成。一般而言，會議結(jié)束2-3天后，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄，所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋、執(zhí)行的職責(zé)。
建立會后追蹤責(zé)任制
看一次IT項(xiàng)目會議是否成功，要看會議是否產(chǎn)生了切實(shí)可行的決定并能否得到確實(shí)有效執(zhí)行。因此，會議結(jié)束時(shí)CIO要及時(shí)總結(jié)會議的主要決定和行動方案，建立會議事后跟蹤程序，明確各項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人及完成時(shí)間，并確定由誰進(jìn)行督促和檢查實(shí)施的情況。如有意外，CIO可及時(shí)發(fā)現(xiàn)適時(shí)調(diào)整。據(jù)悉，SAP公司一個(gè)著名開會法則就是：“議后速決，決后速行”，決議內(nèi)容要日清月結(jié)，否則會議會議召集人和主管將受處罰。寶潔公司則開設(shè)了“會議檔案”，將決議內(nèi)容、執(zhí)行人、執(zhí)行日寫得清清楚楚，有的還公布在專門網(wǎng)絡(luò)空間上，接受大家監(jiān)督。
利用現(xiàn)代工具開高效會
很多企業(yè)在舉行重大的IT建設(shè)、產(chǎn)品戰(zhàn)略研討會、產(chǎn)品招商發(fā)布會、展銷會時(shí)，往往為缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的分析方法和工具而煩惱。如今是信息社會，CIO應(yīng)充分利用現(xiàn)代化通信技術(shù)工具，這是是迅速提高會議質(zhì)量、效率的新重要保障，它包括IT技術(shù)、多媒體和視頻等。如今網(wǎng)絡(luò)視頻會議盛行，使用的是一種被稱為流動媒體的現(xiàn)代技術(shù)，它可現(xiàn)場用錄像把某個(gè)會議或活動現(xiàn)場錄制下來，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)字化的視頻信號通過網(wǎng)絡(luò)傳送到各個(gè)地方的播放器，直接觀看或下載下來供以后觀看。由于是通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，所以不存在什么時(shí)空上的障礙。網(wǎng)絡(luò)視頻會議對分布各地的集團(tuán)企業(yè)召開包括IT項(xiàng)目等各種會議十分有用，它可實(shí)現(xiàn)移動會議、即時(shí)轉(zhuǎn)播，不必再讓有關(guān)人員乘坐飛機(jī)去往目的地，可以節(jié)省飛行、住宿、伙食、地面交通等許多會議費(fèi)用。而現(xiàn)代多媒體教學(xué)工具的運(yùn)用也能使發(fā)言干凈利落。
謹(jǐn)望以上，能對CIO們開一個(gè)高效會議，有所啟發(fā)，有所幫助。
