對大多數(shù)CIO而言，一個新的IT部門正在產(chǎn)生，他們無法控制這個部門。他們甚至沒有意識到它的存在，但CIO面對的用戶知道。如何與這個新的IT部門共存將是CIO和公司成功的關(guān)鍵。
這個部門就是“影子IT部門”。因?yàn)檫@個部門根本不是具體的部門，而是虛擬的部門，是用戶可以選擇的第二個IT部門，并被戲稱為“IT部門的影子”。它的出現(xiàn)，是在用戶要求難以滿足的情況下，在IT服務(wù)商和使用者之間的自然產(chǎn)物。
用戶的需求難以滿足是影子IT產(chǎn)生的根本原因。用戶希望IT能夠滿足他們的各項(xiàng)要求，從而提高他們的效率。CIO們則希望IT穩(wěn)定、安全、有發(fā)展前景，不違反政府的各項(xiàng)規(guī)定。因此當(dāng)CIO設(shè)計(jì)并提供IT服務(wù)的時候，首先考慮的是易于管理，只把用戶放在第二位。而“IT部門的影子”不關(guān)心管理，而是給客戶提供完全可以自己掌握的IT服務(wù)，兩者的目標(biāo)截然不同。
“員工希望能夠提高工作效率，” Continental Airlines公司信息安全部門的主管Anderson說?！八麄冋f，‘需要這個幫助自己完成工作。’但是鑒于一些原因，公司的答復(fù)往往是否定的。在這個過程中，他們選擇了影子IT的部門?！?/p>
發(fā)現(xiàn)影子IT之后，CIO們最初反應(yīng)往往是以這樣或那樣的理由同這些影子IT競爭。但只要稍加思考就會明白，這樣戰(zhàn)爭的結(jié)果，只能是一盤死棋，IT運(yùn)轉(zhuǎn)陷入僵局。
員工使用IT是為了更快更有效地工作，也有的是為了能夠長時間地工作;還有人不斷發(fā)明新方法完成工作任務(wù)。CIO們應(yīng)該為此感到高興。Manulife公司副總裁William Harmer說，當(dāng)取締這些IT工具時，“CIO所扮演的是扼殺創(chuàng)新的角色。”
影子IT給IT公司帶來了關(guān)于安全和守法的挑戰(zhàn)。使用者突破公司的防火墻(通過下載危險程序)，隨意泄露公司數(shù)據(jù)(隨意放置電腦、筆記本和移動硬盤)，隨意處理信息有可能違反政府的規(guī)定。CIO們需要有策略地處理這些問題。
“其實(shí)有黃金法則，” Gartner公司的副總和研究員David Smith說：“永遠(yuǎn)不要以安全守法為借口錯誤地處理事情。永遠(yuǎn)不要把這些當(dāng)做小把戲。一旦發(fā)現(xiàn)有人違規(guī)辦事，你要關(guān)心的是從中吸取教訓(xùn)。”
成功運(yùn)作的公司必須學(xué)會如何從中斡旋，要維持工作高效率和IT用戶間的關(guān)系，正確對待員工創(chuàng)新地使用IT工具，保護(hù)公司合法利益。這就需要CIO們重新審視他們和用戶之間的關(guān)系，承認(rèn)現(xiàn)實(shí)：即他們的IT部門不再是用戶對技術(shù)服務(wù)的唯一選擇。Smith說，這是唯一保持共贏的方式。如果忽視IT用戶的利益，與影子IT競爭的話，不僅會被掃地出局，甚至?xí)划?dāng)做異端遭到對抗。那樣的話，事情將難以控制，這對誰都不好。
為何出現(xiàn)影子IT
Pew網(wǎng)絡(luò)公司和美國生命計(jì)劃的一份調(diào)查顯示，45%的成人認(rèn)為使用網(wǎng)絡(luò)對提高工作效率有很大幫助。
很明顯，這也包括CIO的員工們。在他們眼中，技術(shù)使得他們的效率提高。但是CIO們先別急著欣慰，事實(shí)上員工們所說的提高是指他們學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)技能的提高，而不是他們對IT業(yè)務(wù)的能力——不是對CIO的技術(shù)，更不是對CIO的認(rèn)可。
“事實(shí)上，存在于工作場所和家庭間的巨大鴻溝已經(jīng)瓦解?！?nbsp;該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人Rainie解釋說。近乎無限的存儲和新的快速交流工具使人們可以隨時隨地都毫無限制地獲取信息。
調(diào)查還顯示：42%的人下載軟件，37%的人使用即時通信軟件，27%的人曾經(jīng)使用過網(wǎng)絡(luò)共享文件，25%的人使用無線上網(wǎng)(這些已經(jīng)是1年前的數(shù)據(jù)了，Rainie說，他確信現(xiàn)在這些數(shù)據(jù)都已經(jīng)變得更高)。這些條件公司都具備嗎?公司是否鼓勵員工在網(wǎng)上下載軟件并共享?公司的系統(tǒng)支持即時短消息嗎?公司至少為四分之一的員工配備了無線上網(wǎng)嗎?
“世界發(fā)展迅速，導(dǎo)致很多人把家庭中的小玩意帶到工作地點(diǎn)，或者是把工作場所的小東西帶回家。” Rainie說。例如2006年12月一份調(diào)查顯示，僅僅29%的公司配備了即時通信軟件工具。
用戶向來有自己的技術(shù)，但是如今消費(fèi)者使用IT產(chǎn)品的能力和各種便捷方式是令人難以想象的。簡單幾下，就可以輕松將會議內(nèi)容存入大容量的移動硬盤里。Google電子數(shù)據(jù)表或其他在線軟件能夠?qū)崿F(xiàn)幾個人共用一個文件。Motorola Q這種手機(jī)(只要125美元就可以在eBay上購得)的芯片內(nèi)包含了永遠(yuǎn)在線的高速連接，可以將工作郵件輕松轉(zhuǎn)發(fā)至手機(jī)上而不用打開電腦。這僅僅是三個小例子。事實(shí)上，消費(fèi)者的技能可以做任何一件事情，即使今天沒有，明天肯定就有人創(chuàng)造出來。
IT僅僅由IT公司統(tǒng)領(lǐng)的時代一去不復(fù)返了。那么公司IT又將向哪個方向發(fā)展?
用戶需要何種技術(shù)
用戶對技術(shù)的定義中必定包括一點(diǎn)，即功能齊全，可供選擇。如今，是IT用戶選擇服務(wù)商的時代。公司的員工可能第一個想到的是公司，但當(dāng)公司所提供的技術(shù)無法滿足需要時，他就會求助網(wǎng)絡(luò)或其他選擇。
德克薩斯州Credit Union League副總裁Bill Braun說：“對IT用戶說‘不’當(dāng)然最簡單。但問題是潛在的問題會更大?！泵鎸@種情況，Braun承認(rèn)，他愿意放棄IT用戶的創(chuàng)新，前提是影子IT與公司的結(jié)構(gòu)相同，能夠以相同方式管理。
但事實(shí)上不是，也不可能是。影子IT是一個完全不同于想象中的怪物。
傳統(tǒng)公司IT結(jié)構(gòu)高度集中，由某個人或一個小的團(tuán)體控制并協(xié)調(diào)每個網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)。影子IT則相反，沒有中央集權(quán)，最多也只是形同虛設(shè)的等級分配，各負(fù)其責(zé)地管理自己的網(wǎng)絡(luò)接入點(diǎn)。Olin Graduate School商務(wù)系的教授Marty Anderson稱公司IT為司令部式結(jié)構(gòu)，而影子IT為緊急結(jié)構(gòu)。司令部式結(jié)構(gòu)的目的是便于管理，它們執(zhí)行從上到下的命令。而緊急結(jié)構(gòu)沒有中樞網(wǎng)點(diǎn)，因此沒有管理手段。這也正是影子IT難以絕殺或者隔離的原因。它們無頭可砍，無溝可填。
公司IT自然會受到影子IT的威脅，但事實(shí)是它們其實(shí)無處不共存?！皟烧哂肋h(yuǎn)并存，” Anderson說：“管理技巧在于找出兩者的交叉部分，然后再想出萬全之策?！?/p>
例如，類似的動態(tài)學(xué)也存在于人力資源部門。公司的員工各司其職，結(jié)構(gòu)合理。但同時，每個公司因?yàn)樾再|(zhì)不同、人員構(gòu)成不同、工作理念不同、效率不同而存在一種非正式等級。如果這個隱形的結(jié)構(gòu)某處出了問題，整個公司都將深受其害。如果某人從這個隱形結(jié)構(gòu)的基層忽然躍升到正式結(jié)構(gòu)的高層，或者是位于此隱形結(jié)構(gòu)高層的某人不被正式結(jié)構(gòu)認(rèn)可，都勢必會引起員工混亂。成功的人力資源部門知道并能夠平衡每個員工在正式結(jié)構(gòu)和非正式結(jié)構(gòu)中的位置。
IT也需要學(xué)習(xí)如何建立這樣的平衡。公司IT不會消失，也不可能原地不動。但如果CIO沒有合理戰(zhàn)略以安撫影子IT的話，只能得到過時并低效率的商業(yè)模式。公司IT將失去它的優(yōu)勢，最終導(dǎo)致CIO下臺。這不會馬上發(fā)生，但是肯定會發(fā)生。就像Anderson所言,“CIO就像被放入正在加熱溫水中的青蛙?！?/p>
