從2002年11月起，由上海市人民政府辦公廳組織開發(fā)的“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”，在上海市人民政府督查室及上海市的18個區(qū)縣、委辦局單位試運行。該系統(tǒng)是一個依托上海市公務(wù)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)市政府督查室和各區(qū)縣、委辦局相互之間信息的互聯(lián)、互通，旨在優(yōu)化市政府督查室及各區(qū)縣、委辦局督查單位的業(yè)務(wù)處理，提高各單位之間協(xié)同辦公能力的電子政務(wù)信息管理系統(tǒng)。“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”這一專門從事行政督查管理的網(wǎng)絡(luò)化軟件的研制和使用，在國內(nèi)還是首次。它的開通運行，標志著上海市行政督查工作的技術(shù)手段和工作模式又上了一個新臺階。市領(lǐng)導(dǎo)給予了充分肯定，并要求盡快推廣使用。

　　一、形式的發(fā)展，迫使我們探索督查工作新手段

      政府行政系統(tǒng)的督查機構(gòu)是社會主義經(jīng)濟轉(zhuǎn)軌時期的產(chǎn)物。督查工作是確保政府各項決策措施的落實的重要手段，也是確保各項改革得以順利進行的關(guān)鍵。從目前政府工作的實際情況看，行政督查在政府工作中的地位正在不斷得到提高。
      上海市政府行政督查工作，主要負責對領(lǐng)導(dǎo)批示、重點工作、季度工作、政府文件、會議精神等的落實情況進行督促檢查。在上述工作中，市政府督查室與各區(qū)縣、委辦局等相關(guān)部門經(jīng)常性地發(fā)生大量的文件傳遞、跟蹤、調(diào)研、催辦、反饋及匯總等信息交互。      經(jīng)過幾年來的工作磨合，在上海已經(jīng)建立了一個督查工作網(wǎng)絡(luò)體系基礎(chǔ)，但總的感覺是效率不高，快速反應(yīng)機制并未形成。工作雙方都感到，傳統(tǒng)的文電傳遞方式，已經(jīng)難以滿足督查工作實效性強、涉及面廣、領(lǐng)導(dǎo)要求高的需要。因此，盡早建立以督查機構(gòu)為樞紐，上下貫通，高效協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)的電子化、網(wǎng)絡(luò)化的行政督查工作體系十分必要。
      根據(jù)上述情況，2000年上海市市政府督查室在辦公廳的統(tǒng)一部署下，組織開展了關(guān)于全市行政督查網(wǎng)絡(luò)辦公自動化建設(shè)情況的調(diào)研。調(diào)研結(jié)果表明，各區(qū)縣、委辦局的督查工作沒有統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標準和技術(shù)要求，并缺少必要的引導(dǎo)和規(guī)范。各單位相繼提出，希望市政府督查室能夠統(tǒng)一開發(fā)設(shè)計一套應(yīng)用軟件，制定統(tǒng)一的工作規(guī)范，以提高督查工作效率。調(diào)研各方一致認為，從硬件設(shè)施、人員素質(zhì)等方面來看，已經(jīng)具備了建設(shè)全市統(tǒng)一的督查辦公自動化系統(tǒng)的基礎(chǔ)和條件。
      根據(jù)調(diào)研，并結(jié)合上海市行政督查工作不斷發(fā)展變化的實際和市政府系統(tǒng)辦公自動化的現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，上海市政府督查室本著“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”的精神，遵循“方便、經(jīng)濟、實用”的原則，按照當前政府職能轉(zhuǎn)變、提高行政效能的需求，圍繞為各級領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為各級行政機關(guān)辦公服務(wù)的總體目標，積極探索新形勢下政務(wù)督查的新手段，找到了提高工作效率、減少工作差錯、規(guī)范工作程序的最佳途徑，即督查工作信息化系統(tǒng)建設(shè)。在此基礎(chǔ)上，對全市政府督查電子信息構(gòu)建工作進行了構(gòu)思，對政府電子信息處理系統(tǒng)中有關(guān)督查內(nèi)容所遇到的困難、問題，以及督查工作對電子信息處理的需求進行了分析總結(jié)，提出了督查工作辦公自動化的基本模式、督查工作計算機應(yīng)用系統(tǒng)的功能和要素構(gòu)架、以及初步實施方案。

　　二、理論聯(lián)系實際，構(gòu)筑出5項功能模塊

      政府系統(tǒng)信息自動化建設(shè)，不能僅僅滿足于思想認識上的提高，更要扎扎實實地付諸于行動。為此，在前期調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，上海市政府辦公廳正式向科技主管部門申請了“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”的項目立項，并把該項目建設(shè)作為進一步轉(zhuǎn)變工作方式，規(guī)范工作程序，提高工作效率的重要內(nèi)容來抓。
      在開發(fā)中，堅持“電子網(wǎng)絡(luò)要為工作網(wǎng)絡(luò)服務(wù)”的指導(dǎo)思想和“以需求為導(dǎo)向，以應(yīng)用促發(fā)展”的開發(fā)原則，找出了目前督查工作網(wǎng)絡(luò)機制中有關(guān)組織管理、工作制度和技術(shù)手段中存在的一些主要問題，找到了技術(shù)和業(yè)務(wù)完美的結(jié)合點，并在優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的基礎(chǔ)上，采用了開放性、通用性的設(shè)計思想，研制開發(fā)了基于計算機網(wǎng)絡(luò)的督查事項跟蹤管理、區(qū)級督查輔助管理、督查文件管理、督查人員信息管理及督查交流討論平臺等5個主要功能：
      （一）列督事項跟蹤管理。采用電子化的督查通知單、回復(fù)單方式，通過動態(tài)跟蹤，確定主辦和協(xié)辦單位，明確辦理要求，設(shè)定辦理時限，實現(xiàn)自動催辦，并對各單位回復(fù)的內(nèi)容進行自動匯總，形成《專題事項匯編》、《季度工作事項匯編》、《領(lǐng)導(dǎo)批示件事項匯編》等文件材料。此項功能還可以處理“督查事項包含多個督查任務(wù)、各督查任務(wù)具有多個承辦單位、各承辦單位負責多個任務(wù)、辦理過程經(jīng)過多次反復(fù)”的復(fù)雜情況，并可按要求完成歸類匯總、匯編，生成相應(yīng)的Word或Excel文件，便于編輯、排版。
      （二）區(qū)級督查輔助管理。考慮到各單位督查工作信息化建設(shè)進度不統(tǒng)一，系統(tǒng)為沒有開發(fā)督查系統(tǒng)的督查單位提供了簡單實用的內(nèi)部督查管理功能，同時為已有督查系統(tǒng)的單位，提供了可以根據(jù)實際情況與該系統(tǒng)相連的標準接口。
      （三）督查文件管理。提供對《領(lǐng)導(dǎo)批示抄告單》、《督查反饋》、《督查簡報》、《會議通知》等各類文件的編輯、收發(fā)、匯總等功能，以形成行政督查工作的快速反應(yīng)網(wǎng)絡(luò)機制。
      （四）督查人員信息管理。建立全市范圍內(nèi)的督查人員信息庫，將各級單位督查人員單位、姓名、性別、職務(wù)、年齡、電話等基本信息記錄其中，以方便更新、查找。任何督查人員的信息變更都將自動提示其他人員。
      （五）督查交流討論平臺。是各級督查人員在線討論和工作交流的平臺，開設(shè)了“社情民意”、“信息參考”、“督查規(guī)范與經(jīng)驗交流”、“公共討論區(qū)”和“專題調(diào)研區(qū)”等欄目。有關(guān)人員可以在網(wǎng)上開展調(diào)研，征詢意見，并可自動匯總并成素材稿。系統(tǒng)還提供豐富的多媒體信息。

　　三、“零的突破”，開辟了督查工作新局面

      上海市政府督查室系統(tǒng)總結(jié)了幾年來的工作實踐，全面梳理、分析和優(yōu)化了各項工作內(nèi)容、工作程序，并在量化、估算工作量的基礎(chǔ)上，調(diào)整確定了崗位設(shè)置，明確了經(jīng)濟、城建、社會等三個督辦口及批示件處理、綜合信息等崗位工作職責，制定了領(lǐng)導(dǎo)批示件處理、專題事項督辦、批示落實情況跟蹤匯總等6項主要工作的工作規(guī)范。在系統(tǒng)開通運行后，又及時出臺了《上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)運行管理試行辦法》和《上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)格式》，進一步完善了內(nèi)部督查工作制度。
      應(yīng)該說，“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”實現(xiàn)了上海市行政督查信息化建設(shè)“零的突破”，它在市政府督查室和各下級督查單位間架起了一座信息橋，為原有的行政督查工作體系增加一個更便捷、更可靠、更直接的溝通渠道，提供一個“零距離”的工作平臺，形成一個覆蓋更廣、人員更多、反應(yīng)更快的“虛擬督查室”，使督查工作體系更有凝聚力和戰(zhàn)斗力。
      從目前情況看，盡管目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、工作制度和數(shù)據(jù)格式還需要繼續(xù)完善、規(guī)范和統(tǒng)一，但3個月來的運轉(zhuǎn)使用情況表明，系統(tǒng)極大地提高了督辦人員的工作效率，人員間聯(lián)系更緊密，信息溝通更加頻繁。系統(tǒng)的使用，減少了傳統(tǒng)的、較為繁瑣的電話、傳真、復(fù)印、輸入、匯總等工作，讓督查和被督查兩方面的工作人員都能從大量繁復(fù)工作中解脫出來，把精力真正放到“督”與“查”上。各聯(lián)網(wǎng)單位普遍感到有三個明顯提高。
      一是文件傳遞速度明顯提高。以批示件處理為例。以往，從市領(lǐng)導(dǎo)批示到承辦單位領(lǐng)導(dǎo)看到批示，一般要5到7天時間。其中，登記、打印、復(fù)印、裝信封、發(fā)傳真、送機要、打電話、機要傳送等程序，以及承辦單位類似的操作，就占用了3天左右時間，速度很慢。而且，由于環(huán)節(jié)過多，一旦出現(xiàn)差錯，難以查清責任?，F(xiàn)在，只要輸入批示信息后即可發(fā)送，有關(guān)單位立即就能收到，并且隨時可以打印出具有一定格式的批示抄告單、批示件全文，并附有由系統(tǒng)自動生成的文件處理單，節(jié)省了許多重復(fù)勞動時間。同時，系統(tǒng)還會自動記錄發(fā)送、接收情況，確保了工作責任界定明確。
      二是對督查事項的管理能力明顯提高。在線的督查業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)化管理，使領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人和承辦人三方面都提高了對督查事項管理的能力。一是督查室領(lǐng)導(dǎo)可以通過網(wǎng)絡(luò)將督查任務(wù)分配給各經(jīng)辦人，并隨時查看各事項的進展情況，還可進行人員工作量統(tǒng)計，提高了宏觀管理效率。二是督查經(jīng)辦人員，可以“一對多”地完成各事項的跟蹤、催辦、匯總，無形中變成了“三頭六臂”。系統(tǒng)的自動提醒、自動發(fā)送回執(zhí)等功能，又給經(jīng)辦人提供了一個高效的“外腦”，增強了對進度的監(jiān)控能力。三是對承辦人員來說，也能及時掌握上級督查單位的辦理要求和時限要求，并對自己所承辦的各種事項（其中包括不是來源于督查室的工作任務(wù)）的進展進行跟蹤，使工作變被動為主動。
      三是督查工作網(wǎng)絡(luò)運轉(zhuǎn)效率明顯提高。督查電子網(wǎng)絡(luò)對提高督查工作網(wǎng)絡(luò)運轉(zhuǎn)效率效果十分明顯。以開片會為例。過去，先要打印會議通知，再要通過機要分別寄送，與此同時還要分頭打電話通知。之后，又要依次確認。最后才能確定各單位的與會人員。整個過程費時、費力，效率很低?，F(xiàn)在，只要將電子版本的會議通知通過網(wǎng)絡(luò)直接傳遞就能達到上述效果，還可以查看所有單位的填報情況，效率很高。另外，系統(tǒng)開設(shè)的網(wǎng)上調(diào)研、資料查詢、信息參考等功能，也在很大程度上增強了工作網(wǎng)絡(luò)的凝聚力，提高了整體運轉(zhuǎn)效率。
      早在1992年，國務(wù)院辦公廳就頒發(fā)了25號文件，要求各級政府積極推進辦公自動化的建設(shè)和應(yīng)用。朱镕基總理曾明確指出：積極運用現(xiàn)代科技手段，特別是先進信息技術(shù)，加快政府管理信息化進程，是造就國民經(jīng)濟和社會信息化發(fā)展的迫切要求，各級政府、各個部門都要把推進行政管理信息化作為一件大事。政府行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化是一場深刻革命，勢在必行。與領(lǐng)導(dǎo)要求相比，并對照“無紙化辦公”的最終目標，“上海市行政督查網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)”還有很多方面需要進一步優(yōu)化、完善。行政督查信息化建設(shè)依然任重道遠。我們將繼續(xù)加強同各兄弟省市督查工作部門的交流學習，取長補短，在改進、提高和推廣上下功夫，進一步擴大系統(tǒng)使用范圍，逐步推動系統(tǒng)向多級用戶模式發(fā)展，使信息化技術(shù)手段真正成為上海市行政督查工作不可或缺的有力支撐。